Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous la poser par e-mail à cette adresse : contact@highvents.com

Qu’est-ce qu’une convention ?

C’est un événement se déroulant sur un ou plusieurs jours qui propose de rassembler des participants autour d’un thème défini (une série, un film, un artiste…) et qui leur permet de partager leur passion autour de différentes activités sur ce thème, notamment rencontres avec des talents (acteurs, artistes en général), séances de photos et dédicaces, conférences, etc… Pour assister à une convention, il faut avoir acheté un pass au préalable, comprenant divers avantages. L’hotel et le transport ne sont pas inclus dans les tarifs.

Comment se déroule une convention Highvents ?
  • Annonce de l’événement et mise en vente des pass.
  • Annonce des invités au fur et à mesure de la réception des contrats signés
  • Mise en vente des extras au fur et à mesure des annonces d’invités.
  • Annonce du lieu de l’événement quelques mois avant la convention avec une liste des hotels autour, leurs tarifs et les moyens pour se rendre sur l’événement.
  • Annonce du programme dans la mesure du possible un mois avant la convention (peut être soumis aux changements jusqu’à la dernière minute et même durant l’événement).
  • Retrait des pass la veille de l’événement (selon les horaires annoncés) et durant les jours de la convention.
  • Après la convention, dans un délai de 1 mois maximum, les photoshoots numériques sont mises en lignes sur un serveur sécurisé gratuitement.
Quand, où, avec qui, combien… ?

Vous trouverez toutes les informations sur les dates, lieu, invités, prix des pass, etc, sur la page de l’événement qui vous intéresse sur ce site. Il est inutile de poser des questions à ce sujet si les informations ne sont pas encore disponibles.

Un mineur, peut-il participer à la convention ?

Oui, un mineur peut participer à la convention. À partir de 16 ans, il peut y participer seul mais il devra demander à l’un de ses représentants légaux une décharge (un mot écrit et signé de leur main autorisant le mineur à assister seul à la convention, accompagné d’une copie de leur carte d’identité). En dessous de 16 ans, le mineur devra être accompagné d’un adulte. Si un adulte responsable accompagne le mineur durant toute la convention, il doit lui aussi avoir un pass.

Handicap, maladies…

Si vous souffrez d’une maladie, handicap ou autre le jour de l’événement, vous devez nous envoyer une demande d’accès prioritaire. Les personnes en fauteuil sont placées devant, même chose pour les personnes sourdes ou malentendantes. Si vous avez absolument besoin d’un accompagnant pour l’événement, merci de le spécifier également. Toute demande d’accès prioritaire doit etre faite à ticketing@highvents.com et complétée d’un certificat médical, que nous vérifierons.

Suis-je autorisé à prendre des photos et à filmer pendant la convention ?

Vous serez autorisé à prendre des photos pendant les séances de questions/réponses, cependant, l’utilisation du flash sera limitée aux cinq premières minutes pour le confort des invités. Il est interdit de filmer pendant les questions/réponses. Il sera strictement interdit de prendre des photos et filmer pendant les séances de photoshoots, autographes, Meet&Greet, la soirée et le dîner VIP.

Puis-je entrer et sortir comme je veux ?

Vous pourrez entrer et sortir du lieu de la convention autant de fois que vous le souhaitez à condition de pouvoir présenter le pass qui vous sera remis lors de l’entrée à la convention. Votre présence n’est pas obligatoire durant toutes les activités, mais veuillez noter que les activités avec les invités auront lieu dans la journée et qu’il vaut mieux assurer votre présence à ce moment-là.

La convention sera t-elle filmée ?

La totalité ou une partie de l’événement sera enregistrée par nous, des sponsors ou des médias. En achetant un pass, vous nous donnez l’autorisation d’utiliser votre image qui pourrait apparaître sur les photographies ou encore les enregistrements vidéos de façons promotionnelles, commerciales, et libres de droits. Un DVD sera mis en vente par nos soins après chaque événement.

Quels pass et extras acheter ?

Il existe plusieurs pass différents, comprenant divers avantages. Tous les détails sont affichés sur la page de l’événement qui vous intéresse, dans la partie « Pass ». Une fois votre pass acheté, vous ne pourrez plus l’échanger contre un autre. Il existe également plusieurs extras, qui vous sont détaillés sur la page de l’événement qui vous intéresse, dans la partie « Extras ».

Les pass VIP

Pour chaque convention, il existe 6 pass VIP, ils sont mis en vente aux enchères sur Ebay. Le prix de départ est de 500€ et le prix de fin dépend des enchères. Les pass VIP sont mis sur eBay au fur et à mesure avant la convention, il faut que plusieurs invités soient déjà annoncés. Si vous avez déjà un pass et que vous remportez l’enchère, le prix du pass sera déduit de votre enchère finale. Vous pouvez régler le pass en plusieurs fois. Une fois l’enchère remportée, vous devez prendre contacte avec nous à ticketing@highvents.com pour les modalités. Il est également possible que nous mettions parfois ces pass en achat direct, les tarifs peuvent varier.

Comment puis-je payer mon pass et mes extras ?

Vous devez absolument lire les Conditions Générales de Ventes avant d’acheter quoi que ce soit, tout achat vaut acceptation des C.G.V. Vous pouvez règler directement sur notre site via notre partenaire Le Pot Commun ou par virement bancaire sur notre compte ou même par mandat cash. Vous pouvez également règler certains pass en plusieurs fois, uniquement sur Le Pot Commun. Vous avez un mois entre chaque paiement, autrement votre commande peut être annulée.

Comment récupérer mon pass et mes extras ?

Si vous payez via Le Pot Commun : vous recevez immédiatement une confirmation d’achat sur votre e-mail. Si vous payez par virement ou mandat cash : vous recevrez une facture dans un délai de 2 semaines à un mois. La facture est votre confirmation d’achat. Dans les deux cas, vous devez imprimer vos confirmations d’achats et les ramener lors du retrait de votre pass et de vos extras avec votre carte d’identité. Nous vous remettrons une enveloppe contenant vos achats. Vous ne pouvez pas récupérer l’enveloppe de quelqu’un d’autre. Vous devez vérifier avec la personne du staff qui vous remet votre enveloppe que tous vos achats sont à l’intérieur car une fois l’enveloppe remise, nous n’acceptons plus les réclamations.

Comment être placés à côté ?

Pour cela, vous devez impérativement acheter vos pass en même temps. Si c’est sur la même commande, vous serez à côté d’office.

Placement : comment ça marche ?

Lorsque vous achetez un pass, vous êtes rentré dans un listing en fonction du pass choisi. Plus vous achetez votre pass tôt, plus vous êtes proche de la scène. Pour ceux qui payent par virement ou mandat cash, c’est la date de réception du paiement qui fait foi pour votre placement et non la date de commande. Pour les paiements en plusieurs fois en ligne, c’est la date du premier paiement qui compte, mais si vous ne payez pas la deuxième partie à temps, vous perdez votre pass.

Puis-je offrir ou revendre mon pass ?

Non, il est interdit de revendre ou offrir son pass car tous les pass sont nominatifs. Si vous achetez plusieurs pass en même temps, oui il est possible de nous donner le nom des personnes vous accompagnant. En revanche, il est strictement interdit de revendre ou de donner son pass.

Combien d’invités seront présents lors de la convention ?

Nous partons sur une base de 3 invités. Si les ventes sont bonnes, nous augmentons le nombre d’invités. Cela peut aller jusqu’à 10 invités, voire plus.

Qu’est-ce qu’un « Extra Invité » ?

Dans certains pass, il y a des photoshoots et/ou des autographes d’inclus hors extra invité. Sur chaque convention, nous avons un minimum de 3 invités inclus (ils ne sont pas nécessairement annoncés en premiers). Sont appelés « extras invités » ceux qui ne sont pas inclus dans les pass. Vous devez donc payer leur photoshoot ou/et autographe en plus de votre pass. Les photoshoots et autographes des extras invités sont inclus uniquement dans le pass VIP.

Mon invité préféré ne vient plus à la convention, puis-je être remboursé ?

Si c’est un événement portant sur une série ou un film dans son ensemble et non sur « Un tel invité », les pass ne sont pas remboursables sauf en cas d’annulation de l’évènement de la part de l’organisateur. Les artistes invités sont susceptibles d’annuler leur participation à l’évènement, notamment pour raisons professionnelles. L’annulation de la présence d’un invité ne signifiera pas l’annulation de l’évènement et ne donnera lieu à aucun remboursement. Les extras achetés avec l’invité qui a annulé seront remplacés par les extras de votre choix, avec les autres invités ou automatiquement (si nous n’avons pas le choix : peu de temps avant l’événement) par le nouvel invité.

Peut-on offrir des cadeaux aux invités présents ?

Oui, c’est autorisé mais nous devrons vérifier avant de quoi il s’agit par mesure de sécurité. Vous pouvez leur offrir au moment des séances de dédicaces. Cependant il est possible que sur certains événements, nous n’acceptons pas les cadeaux, si l’agent de l’artiste nous le demande car ils ne peuvent pas repartir en avion avec autant de cadeaux.

Qu’est-ce qu’un photoshoot ?

C’est une photo de vous posant avec l’invité prise par un photographe professionnel.

Comment se déroule les séances de photoshoots ?

Durant la séance de photoshoots, vous serez appelé(e) selon le pass et le numéro sur celui-ci et quand arrive votre tour, vous serez pris en photo en compagnie de l’invité.

Est-il possible de faire plusieurs photoshoots avec le même guest ?

Oui, il sera possible d’acheter des photoshoots supplémentaires dans la limite des stocks disponibles. Un photoshoot = 1 photo imprimée.

Choix des photoshoots inclus dans les pass

Dans certains pass, vous avez des photoshoots au choix. Vous recevrez en fonction de votre placement dans le listing, un mail vous demandant de choisir votre photoshoot ou duo inclus dans votre pass. Plus vous avez pris votre pass tôt, mieux vous êtes placé et vous aurez donc plus de chance d’obtenir le photoshoot de votre choix car elles sont en quantité très limitée.

Poser d’une certaine façon avec l’invité, est-ce possible ?

Cela dépendra de l’invité. Vous pourrez toujours lui demander mais veuillez éviter les poses qui pourraient être gênantes, embarrassantes ou irrespectueuses pour le confort et le respect de nos invités.

Quand récupérai-je ma photo ?

Les photos seront développées le jour même et vous les récupérerez sur place en fin de journée. Si vous devez partir en cours de journée, ne vous inquiétez pas, nous vous enverrons votre photo par courrier.

Qu’est-ce qu’on entend par autographe ?

C’est un autographe signé des mains de l’invité et fait devant vous durant la séance.

Comment se déroule une séance d’autographes ?

Durant la séance d’autographes, vous serez appelé(e) selon le pass et le numéro sur celui-ci et quand arrive votre tour, vous vous présenterez devant l’invité pour obtenir la dédicace.

Quel genre d’article ai-je le droit de faire dédicacer ?

En théorie, vous pouvez faire signer à peu près tout ce que vous voulez (livres, posters, DVDs, t-shirts, etc…). Cependant, il se peut que l’invité ne soit habilité à dédicacer que des articles licenciés, c’est-à-dire officiels ou approuvés. Vous serez avertis dans ce cas-là. Veuillez éviter cependant de faire signer tout objet embarrassant ou irrespectueux pour le confort et le respect des invités. Veuillez aussi noter que l’invité se réserve le droit de refuser de signer des objets qu’il n’approuverait pas.

Qu’est-ce qu’un Meet&Greet ?

C’est une rencontre intimiste entre 20 Fans et un invité, de 30 minutes. Vous pourrez avoir une discussion avec l’invité dans une ambiance conviviale. Un(e) assistant(e) sera présent(e) pour traduire pour ceux qui ne parlent pas Anglais. À la fin de la rencontre, une photo de groupe est prise avec l’invité.

Le Diner VIP

Si vous remportez en enchère sur eBay ou en achat direct un pass VIP, vous aurez le droit à un diner privé en présence des invités de l’événement. Le but est que vous rencontriez les invités et puissiez discuter avec eux dans une ambiance chaleureuse. Le diner se déroulera dans un restaurant chic de Paris où une tenue correcte est exigée. Seront présents lors de ce dîner, les invités, les 6 Fans VIP et quelques membres de notre équipe (généralement 3 personnes). Le diner se déroule la veille de la convention, le Vendredi mais il peut également se dérouler le Samedi ou Dimanche, si nous avons des obligations. Le lieu du dîner vous sera donné la veille ou le jour j.

La soirée du Samedi

Les 50 premiers plus gros pass achetés comptant ont la soirée incluse. Une liste des 50 premiers est postée sur le groupe Facebook de l’événement et le ticket pour la soirée sera automatiquement mis dans l’enveloppe. Ensuite, 44 places seront mises en ventes. Il y aura au total 100 Fans. La soirée peut prendre différentes formes mais en général, il y a 10 tables de 10 personnes (assises ou debout) et un open bar. Chaque invité passe 5min par table pour discuter (il y a toujours l’assistant pour traduire). Une fois que tous les invités ont fait le tour, la soirée continue avec de la musique sur laquelle vous pouvez vous défouler. Les horaires sont généralement de 21h à 23h30.